La palabra de moda hoy es dashboard, cuya traducción literal sería “panel, tablero”. Es lo que en el mundo de la gestión también se denomina tablero de control o cuadro de control, y si exploramos en el árbol genealógico de la palabra, podríamos decir reporte de gestión, o solo reporte. Entonces se me ocurren dos preguntas. La primera: ¿qué es un dashboard? Un dashboard es una herramienta de gestión que presenta de forma visual y centralizada los indicadores clave de desempeño (KPI), métricas y datos importantes para facilitar la toma de decisiones rápidas e informadas.

Naturalmente, surge la segunda pregunta: ¿son los dashboards algo nuevo? Mi respuesta es no, y sí. ¿Cómo es esto? “No” son nuevos, en cuanto a el concepto básico y propósito, que como mencionamos recién es proporcionar datos para la toma de decisiones informada. De hecho, es probable que usted hace años o décadas que utiliza reportes con números, indicadores y gráficos sobre la gestión de su empresa, departamento o proyecto, etc. Sin embargo, los dashboards “sí” son nuevos en cuanto a su forma, desarrollo e implementación.

Esto comenzó cuando un mercado cada vez más competitivo y la enorme cantidad de datos que los sistemas de gestión almacenan, desafiaron la gestión tradicional de las empresas. Gigantes de la tecnología, como Microsoft empezaron a desarrollar programas más potentes que su propia planilla de cálculo, Excel, y entonces llegó Power BI ^®. Dicho con nombre y apellido, Microsoft Power BI ^®es una herramienta de visualización de datos, es un programa diseñado para desarrollar y compartir dashboards. Lo que antes se hacía con Excel y Power Point, ahora se hace con Power BI  ^®.

Fig. 1 Ejemplo tablero desarrollado en Power BI ^®(Cr. Microsoft).

Es entonces cuando una nueva pregunta salta a la escena: si se puede hacer con Excel, ¿por qué hacerlo con Power BI^®? Las razones son varias, pero las resumo en una sola: porque es simplemente mejor. Por ejemplo: ¿cómo es el proceso de hacer un reporte o cuadro de mando mensual en Excel? Por lo general, y si no se dispone de un nivel de Excel avanzado, esto podría ser así: terminado el mes, se descargan los datos de una parte del sistema, se duplicará el archivo del mes anterior para pegar los nuevos datos. Así cada mes y cada año. Si queremos comparar el año actual con el año anterior habrá que hacer un nuevo reporte. Tendremos que velar porque las fórmulas no se rompan, proteger celdas, ocultar hojas, que el archivo no colapse por la cantidad de filas con datos que almacena, etc.  Agreguemos el tiempo, y por ende el costo, de la persona responsable de generar estos reportes. Cuanto más grande la estructura de la empresa, más reportes habrá y entonces habrá reportes de los reportes. Todo para que cuando llegue la información, tal vez y con suerte para mediados del mes siguiente al del análisis, cualquier decisión que pueda tomarse sea con vistas al futuro porque lo hecho, hecho está.

Con una herramienta de visualización de datos, como Power BI ^®, todas esas preocupaciones desaparecen. El tablero o reporte se construye una sola vez. No se pierde más tiempo en descargar los datos del sistema porque Power BI ^® se conecta directamente al sistema. Datos en tiempo real con un solo clic, se acabaron las esperas y las decisiones post-mortem. Su potencia es tal que puede conectarse a distintas fuentes de datos e integrarlos en el mismo tablero.

Ahora es posible en un solo reporte, ver datos de distintas áreas o regiones de la empresa a la vez. KPIs complejos o antes imposible de hacer, gráficos de los más variados, proyecciones y previsiones de escenarios, todo es posible ahora y con un impacto visual que convierte al análisis de datos en una tarea mucho más amena. En resumen, los principales beneficios de aplicar Power BI son:

• Decisiones apoyadas en información más que en intuición
• Decisiones tempranas y proactivas en vez de tarde y reactivas.
• Datos en tiempo real.
• Minimización de errores durante la recopilación y procesamiento de datos.
• Automatización de los reportes.
• Visualizaciones dinámicas e interactivas.

Como consecuencia, el rendimiento de un negocio, un departamento o un proyecto, debería mejorar. Si volvemos sobre la definición de “dashboard”, dijimos que era una herramienta de gestión. Una herramienta muy poderosa y ágil por su apalancamiento en la tecnología, pero una herramienta al fin. ¿Qué significa esto? Que el mayor valor, como sucede con toda herramienta, no está en la herramienta en sí misma sino en la capacidad de quién la utiliza. Cuando la organización posee la capacidad de hacer las preguntas correctas, interpretar la información correctamente y convertir los datos en conocimiento accionable, solo en ese entonces se hará tangible el valor agregado del análisis de datos aplicado al negocio. Implementar Power BI ^® en la empresa no solo es una necesidad en un contexto cada más competitivo, sino también una invitación a revisar la gestión, los procesos de decisión, los procesos operativos y la visión del negocio.