Introducción

La inspección visual es el primer paso crítico para evaluar activos físicos, proporcionando una visión integral de su estado. Este contacto directo con el equipo resulta fundamental, ya que determina la necesidad de pruebas adicionales, como tintas penetrantes para detectar fallas en soldaduras o análisis con partículas magnéticas en componentes bajo tensión. Esta evaluación permite determinar la integridad, seguridad y funcionalidad de los equipos.

Su principal ventaja radica en la simplicidad de recursos necesarios: un método de registro, una cámara para documentación y herramientas básicas de acceso. Sin embargo, el éxito depende de procedimientos adecuados y personal cualificado.

Si bien aún se utilizan registros físicos y cámaras digitales, la tendencia actual se orienta hacia la digitalización para optimizar la gestión de datos y minimizar pérdidas de información.

Análisis del proceso y detección de puntos de mejora

Como primer paso para la digitalización, es clave evaluar el proceso actual e identificar todos los subprocesos que pueden verse optimizados a través de la incorporación de tecnología.

El análisis se enfoca en identificar demoras no relacionadas con la ejecución técnica, que no impactan en la calidad del resultado. Los principales cuellos de botella identificados son: capacitación, herramientas de registro y disponibilidad de datos para análisis.

Incorporación de tecnología y ajustes al proceso

Inicialmente, se sacó de servicio las cámaras digitales, incorporando tablets en su remplazo. Este cambio habilitó la posibilidad de incorporar una aplicación de gestión de formularios digitales, Lemon Forms®, el cual permite al usuario registrar los hallazgos por escrito, vinculando los sustentos fotográficos a estos.

La posibilidad de customizar los formularios permitió además incluir ventanas emergentes que representan a recordatorios del procedimiento de inspección, donde podrían encontrar criterios de aceptabilidad y ejemplos. Adicionalmente, otras funciones de la Tablet pudieron ser aprovechadas como el registro de la geolocalización de la inspección. Por otra parte, la asociación de la aplicación a una base de datos tipo SQL permitió dar un mayor respaldo a la información generada, así como también la disponibilidad de los datos para su posterior análisis.

Dado que las actividades desarrolladas por lo general se dan en sitios remotos con baja conectividad, durante el diseño de la aplicación se contempló el uso offline. Permitiendo a los usuarios registrarse y trabajar sin necesidad de conexión a internet, realizando la carga de los registros a la base de datos una vez recuperada la conexión y de forma automática. Otro aspecto importante en este sentido es la posibilidad de programar tareas para los usuarios utilizando un sistema de recordatorios. Este sistema de alertas también se aplicó para informar a los revisores sobre registros pendientes de su aprobación, reduciendo los tiempos de comunicación.

De este modo el proceso general se vio optimizado resultando en una radical reducción de tiempos principalmente en tareas de preparación, carga y puesta a disposición de la información. En el diagrama siguiente se presentan los ajustes realizados al flujo de trabajo:

Claro está que no todo es un beneficio y como todo cambio tiene sus implicancias. En primer lugar, la necesidad de remplazar equipos implicando un gasto y una apuesta en que el cambio no resulte en un fracaso sobre un modelo ya probado. Por otra parte, la necesidad de un cambio en la cultura de trabajo, lo cual requiere en muchos casos la necesidad de brindar capacitaciones más frecuentes para acompañar e instaurar el cambio.

Sobre el aspecto cultural se incorporó a la aplicación la posibilidad de puntuar el registro entregado por el inspector y evaluado por parámetros de procedimiento por el responsable técnico (RT) del servicio. De esta moda se pudo evaluar no solo la calidad de los registros sino también la productividad y eficiencia de cada inspector (Cantidad de inspecciones tomadas en la semana indicado en el diámetro de la burbuja).

Implementación y medición de performance

La implementación de la nueva metodología de trabajo sobre la inspección visual fue acompañada de una serie de capacitaciones tanto en la ejecución técnica de las tareas como del uso de las herramientas. Para tal fin, se definieron puntos de monitoreo, y se evaluaron los tiempos de ejecución sobre algunos hitos del proceso.
El cambio positivo más marcado en el nuevo proceso fue en los preparativos de la inspección (impresión de formularios vacíos para su completado en campo), la digitalización y transcripción de los registros (sumado a su interpretación posterior en gabinete).

Adicionalmente a la medición y evaluación de los resultados, sobre el muestreo realizado se realizó una evaluación de los resultados de inspección. En total se contemplaron unos 784 registros, relevados en 6 meses. Para tal objetivo se catalogaron los resultados por tipo de activo y por temática a la cual impacta el ítem analizado.

Al contar con una visión global y segmentada por temática de los desvíos detectados es más práctico de avisar a las diferentes áreas de la compañía para realizar las acciones correctivas a ejecutar. No es lo mismo tener 784 registros aislados con observaciones, que una base de datos consolidada y catalogada. De esta forma es posible enfocar los esfuerzos y hasta organizar las acciones en una matriz Eisenhower (importante-urgente).

Otro aspecto positivo de contar la información estructurada y disponible es la posibilidad de crear tableros de seguimiento y gestión.

Conclusión

La digitalización de los procesos tiene muchos desafíos sobre la cultura de trabajo. No obstante, los beneficios de su implementación supera a estos ampliamente, mejorando el día a día de los ejecutores de las tareas y el nivel de calidad y disponibilidad de la información generada.